7 passos para escolher o melhor sistema financeiro para sua empresa!

Escolher um sistema financeiro pode parecer uma missão complicada, mas é uma das decisões mais estratégicas para garantir o crescimento e a saúde da sua empresa.

Afinal, é ele que vai organizar o fluxo de caixa, emitir boletos, gerar relatórios e garantir que tudo esteja funcionando como deveria. Para te ajudar, separamos os principais pontos que você deve observar antes de contratar uma ferramenta.

1. Facilidade de uso e interface amigável

Uma boa plataforma de gestão financeira precisa ser fácil de usar. Se a interface for confusa ou exigir muito treinamento, você e sua equipe vão perder tempo e produtividade.

O ideal é que a navegação seja intuitiva, com menus claros, visual limpo e processos simples de executar. Afinal, quanto mais fácil for usar a ferramenta, mais rápido será o retorno sobre o investimento.

2. Funcionalidades indispensáveis

Não adianta contratar um sistema cheio de recursos bonitos, mas que não atende às necessidades básicas da sua empresa. Certifique-se de que ele oferece pelo menos:

• Controle de fluxo de caixa: para visualizar entradas e saídas em tempo real.
• Emissão de boletos e notas fiscais: essencial para automatizar cobranças.
• Relatórios gerenciais: com dados estratégicos que ajudem na tomada de decisão.

Essas funcionalidades são o mínimo para garantir controle e organização financeira no dia a dia.

3. Suporte técnico e atualizações

Mesmo os melhores sistemas podem apresentar dúvidas ou precisar de ajustes. Verifique se a empresa oferece:

• Suporte técnico eficiente, com canais acessíveis (chat, e-mail ou telefone);
• Prazos curtos de resposta;
• Atualizações constantes, que indicam evolução da ferramenta e adaptação às mudanças do mercado e legislação.

4. Segurança dos dados

A segurança da informação é um dos pilares de qualquer sistema digital. Seus dados financeiros e os dados dos seus clientes devem estar protegidos com:

• Criptografia avançada
• Backups automáticos
• Autenticação em dois fatores

Confie apenas em empresas que seguem boas práticas de segurança digital.

5. Integração com outras ferramentas

Seu sistema financeiro não deve funcionar de forma isolada. Verifique se ele se integra com outras ferramentas que você já usa, como:

• ERPs (Sistemas de Gestão Empresarial): reúnem várias áreas da empresa em um só lugar como financeiro, estoque, vendas e RH ajudando a centralizar e automatizar processos.
• CRMs (Gestão de Relacionamento com o Cliente): usados para organizar e acompanhar o relacionamento com clientes e leads, desde o primeiro contato até o pós-venda.
• Plataformas de e-commerce: são os sistemas onde você gerencia sua loja online, controla pedidos, produtos e pagamentos.
• Bancos: integrações bancárias permitem conciliação automática, visualização de extratos e até pagamentos direto pelo sistema financeiro.

Essas integrações ajudam a evitar retrabalho e garantem que tudo funcione de forma mais rápida e organizada.

A integração entre sistemas agiliza processos, reduz erros manuais e torna a rotina mais eficiente.

6. Preço x benefício

É claro que o valor da ferramenta pesa na decisão, mas o mais importante é avaliar o custo-benefício.

Um sistema mais barato pode sair caro se não entregar o que você precisa. Considere:

• O que está incluído no plano (suporte, atualizações, integrações, usuários)
• O valor cobrado em relação ao que a ferramenta entrega

O ideal é encontrar um equilíbrio entre preço justo e funcionalidades completas.

7. Erros comuns ao escolher um sistema financeiro

Escolher um sistema financeiro é uma decisão estratégica e qualquer erro pode impactar diretamente na saúde do seu negócio. Veja os deslizes mais comuns:

Escolher apenas pelo preço

Um sistema barato pode parecer vantajoso no início, mas pode gerar:

• Retrabalho
• Perda de produtividade
• Erros fiscais

Dica: avalie o custo-benefício real. Teste a ferramenta e compare com outras opções.

Nesse sentido, a escolha de uma plataforma financeira de baixo custo pode ser tentadora à primeira vista, mas é importante entender que o barato pode sair caro. Desenvolvedores costumam disponibilizar poucas funcionalidades em softwares baratos.

Por isso, é comum que a empresa que escolhe um sistema financeiro barato acabe pagando e usando muito pouco daquilo que é oferecido, porque não corresponde às necessidade das rotinas financeiras.

Além disso, há também o ERP financeiro gratuito. Isto é, um software que ajuda no controle financeiro sem cobrar mensalidades. No entanto, para funcionar esse controle financeiro gratuito, a cobrança é feita a partir do uso.

Por exemplo, em vez de pagar mensalidades ou anuidades, a empresa paga pelo serviço de cobrança ou de emissão de notas fiscais.

Ignorar escalabilidade ou integração

Sua empresa vai crescer e o sistema precisa acompanhar esse crescimento.

• Sistemas que não escalam travam a operação
• Falta de integração gera retrabalho e erros

Dica: opte por sistemas modulares e com integração via API.

Isto é, o sistema precisa estar pronto para crescer junto com a empresa. Se não, você vai precisar encerrar contratos de prestação de serviço e contratar outro sistema, o que aumenta gastos com tempo e dinheiro.

Ficou na dúvida sobre o que é um sistema modular? É aquele que você pode montar conforme as necessidades da sua empresa. Você começa com o básico e, conforme o negócio cresce, adiciona outras funções como emissão de boletos, integração com bancos ou geração de relatórios.

Na hora de escolher um sistema financeiro para empresas, um sistema modular é vantajoso porque a empresa pode contratar somente as funções que precisa no momento, sem precisar pagar por funções desnecessárias.

Já a integração via API permite que o sistema financeiro “se conecte” com outras ferramentas que você usa, como seu sistema de vendas, o banco, ou o software de gestão. Com isso, as informações se atualizam automaticamente, sem precisar digitar tudo de novo em cada lugar.

Deixar de testar a ferramenta

Muitos gestores contratam sem testar. O sistema pode parecer ótimo no papel, mas na prática ser:

• Lento
• Difícil de usar
• Incompatível com a rotina da equipe

Dica: priorize fornecedores que oferecem teste gratuito ou demonstração guiada.

Também, pode ser que simplesmente os colaboradores não consigam operar o sistema da forma correta. Por isso, é importante fazer testes sempre que possível.

Vale lembrar que o teste gratuito do software de gestão financeira é o primeiro contato com a empresa e por isso, você também vai experimentar pela primeira vez o atendimento ao cliente. Nesse sentido, fique atento ao tempo de resposta das perguntas, ao profissionalismo durante a apresentação do sistema, etc.

Escolher o sistema financeiro certo pode fazer toda a diferença no crescimento e controle da sua empresa. Com as dicas acima, você está mais preparado para tomar a decisão certa.

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