Gestão de crédito e cobrança: guia prático

A gestão de crédito e cobrança é uma área estratégica dentro da empresa. Ela é responsável tanto pela concessão controlada de crédito aos clientes quanto pela recuperação eficiente dos valores a receber.

Quando feita com critério, essa gestão contribui para aumentar as vendas sem comprometer o caixa e ajuda a reduzir a inadimplência, garantindo a saúde financeira do negócio e pavimentando o caminho para o sucesso.

Neste guia prático, você vai aprender o que é gestão de crédito e cobrança, como aplicar na sua empresa e quais ferramentas e estratégias utilizar para ter mais controle e previsibilidade financeira.

O que é gestão de crédito?

A gestão de crédito envolve o processo de análise, concessão e acompanhamento do crédito oferecido aos clientes. O objetivo é equilibrar o crescimento das vendas com a segurança de que os valores concedidos serão pagos dentro do prazo.

Oferecer crédito pode ser um diferencial competitivo, mas sem critérios claros, pode aumentar o risco de inadimplência e comprometer o fluxo de caixa da empresa. Por isso, é essencial avaliar a capacidade de pagamento do cliente antes de aprovar qualquer condição.

Como avaliar o risco do cliente?

A análise de risco de crédito é a etapa que permite entender se o cliente tem condições reais de honrar com o compromisso assumido. Para isso, algumas informações devem ser avaliadas:

• Histórico de pagamento com a empresa e com o mercado;
• Score de crédito (informações fornecidas por birôs como Serasa e SPC);
• Capacidade financeira atual, com base em renda, faturamento ou movimentações;
• Comportamento de compra e frequência de pedidos;
• Referências comerciais e bancárias.

A avaliação pode ser mais simples em pequenas vendas ou mais detalhada em negociações maiores. O importante é sempre considerar o risco antes de conceder crédito.

Principais critérios de concessão de crédito

Para garantir uma gestão de crédito eficiente, é fundamental criar políticas internas claras com critérios objetivos, como:

• Valor máximo de crédito por cliente;
• Prazo limite para pagamento (ex: 30, 60 ou 90 dias);
• Percentual de entrada mínima;
• Documentação obrigatória para análise;
• Aprovação por níveis hierárquicos (ex: supervisor, gerente, diretoria).

Essas diretrizes devem ser aplicadas de forma padronizada e registrada em sistema para garantir transparência e segurança na concessão.

O que é gestão de cobrança?

A gestão de cobrança complementa a concessão de crédito. Trata-se de um conjunto de ações que visam garantir que os clientes paguem em dia e recuperar valores em atraso de forma estratégica e não agressiva.

Cobrar com profissionalismo é essencial para preservar o relacionamento com o cliente e manter a liquidez da empresa. Além disso, demonstra também a qualidade no atendimento da empresa e a sua preocupação com políticas de cobrança.

Por exemplo, se o cliente recebe ligações incessantes após um dia de atraso no pagamento, provavelmente ele vai ficar insatisfeito com o tipo de cobrança. Cada perfil de cliente pode estar mais acostumado a um tipo de atendimento.

Lembre-se das possibilidades com WhatsApp e e-mail, por exemplo, antes de disparar ligações de cobranças que são muitas vezes interpretadas como invasivas pela clientela.

Métodos de cobrança eficazes

Uma boa política de cobrança considera diferentes abordagens, conforme o perfil do cliente e o tempo de atraso. Entre os métodos mais eficazes estão:

• Cobrança preventiva: envio de lembretes antes do vencimento. Os lembretes são importantes porque auxiliam no planejamento financeiro dos clientes. Imprevistos acontecem e, por isso, um cliente pode acabar se esquecendo de pagar em razão de um acontecimento fora do comum;
• Cobrança amigável: contato logo após o vencimento com tom colaborativo. O contato após o vencimento de um dia, por exemplo, deve ser cuidadoso porque o cliente pode ter passado por algum imprevisto.
• Negociação de dívidas: parcelamento ou desconto para quitação. Negociar a dívida é fundamental para facilitar a quitação. A partir de uma oferta ou de um desconto interessante, o cliente com débitos terá mais interesse em limpar o seu nome;
• Cobrança administrativa: envio de cartas, e-mails ou ligações de cobrança;
• Cobrança judicial: última etapa, com acionamento legal.

Evitar a inadimplência é sempre melhor do que ter que cobrar. Por isso, acompanhar de perto os vencimentos é fundamental.

Como usar automação no processo?

A automação da cobrança permite agilidade, redução de erros e melhoria na comunicação com o cliente. Com sistemas integrados, é possível:

• Programar o envio de lembretes por e-mail, SMS ou WhatsApp;
• Gerar boletos e notas fiscais automaticamente;
• Acompanhar status de pagamento em tempo real;
• Criar fluxos de cobrança conforme dias em atraso.

Além disso, os sistemas de CRM e ERP permitem centralizar o histórico de pagamentos de cada cliente, facilitando a análise e o relacionamento.

Ferramentas que auxiliam na gestão

Diversas ferramentas e softwares ajudam a melhorar a gestão de crédito e cobrança, tanto em pequenas quanto em grandes empresas:

• ERP (Sistema de Gestão Integrada): controla vendas, pagamentos e fluxo de caixa;
• CRM (Gestão de Relacionamento): registra interações com clientes e histórico de cobrança;
• Birôs de crédito: como Serasa, SPC e Boa Vista, que fornecem score e relatórios;
• Plataformas de cobrança automática: como a WowBPO;
• Dashboards financeiros: para acompanhar inadimplência e performance de cobrança.

A escolha da ferramenta ideal depende do porte da empresa e do volume de transações.

Dicas para reduzir inadimplência

A inadimplência é um dos principais desafios das empresas brasileiras. Veja algumas dicas práticas para reduzir esse índice no seu negócio:

• Crie políticas de crédito bem definidas e aplique-as com consistência;
• Faça análise de risco para todos os clientes, mesmo os antigos;
• Tenha processos de cobrança bem estruturados e automatizados;
• Ofereça diferentes meios de pagamento, facilitando a quitação;
• Mantenha contato regular com os clientes e evite surpresas;
• Crie uma régua de cobrança clara e escalonada.

Reduzir a inadimplência aumenta a previsibilidade de receita e dá mais segurança para a operação da empresa.

A gestão de crédito e cobrança é uma prática que exige organização, estratégia e tecnologia. Quando bem executada, ela não apenas evita prejuízos, como também potencializa o crescimento das vendas com segurança.

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